دستورالعمل اجرايي نحوه کار دبيرخانه .
هدف و دامنه کاربرد :
هدف از تهیه این دستورالعمل مشخص نمودن فعالیت های واحد دبیرخانه درخصوص ثبت و بایگانی مکاتبات اداری می باشد.
دامنه شمول :
این دستورالعمل در سطح دفاتر شرکت ، پروژه ها و شرکت های تابعه انجام می گردد.
مسئولیت ها :
- مسئولیت اجرای این دستور العمل ( ثبت و ارسال تمامی نامه های رسمی ( وارده و صادره ) به همراه ضمائم و مستندات که به دبیرخانه ارجاع می شود ) برعهده مسئول دبیرخانه می باشد.
مهم: در صورتیکه نامه های وارده بدون اطلاع دبیرخانه مستقیما به پرسنل شرکت ارسال گردد می بایست شخص گیرنده ، نامه مورد نظر را جهت ثبت و طی مراحل اداری به دبیرخانه تحویل نماید در غیر اینصورت مسئولیت فقط بر عهده شخص گیرنده می باشد.
- مسئولیت نظارت بر حسن انجام این دستور العمل برعهده مدیر منابع انسانی می باشد.
مفاهیم و اصطلاحات :
- دبیرخانه: واحد ثبت تمامی نامه های رسمی ( وارده و صادره ) و ارسال نامه های صادره از طریق فاکس ، پست یا ایمیل
- نامه های صادره : کلیه نامه های اداری شرکت به تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی (اعم از شرکت ها ، سازمان ها، وزارت خانه ها) با امضاء مدیرعامل یا امضاء مجازی که از طرف ایشان (تفویض اختیار) مشخص می گردد.
- نامه های وارده : کلیه نامه هایی که توسط فاکس ، پست یا ایمیل دریافت می گردد.
سایر واژگان در این دستورالعمل نیازمند تعریف نمی باشند.
روش اجرا :
کدگذاری مکاتبات وارده :
|
|
|
شماره مسلسل |
کد وارده |
سال |
كد عنوان نامه |
|
|
- مدت زمان ثبت و ارجاع نامه وارده درصورت صحیح و کامل بودن ، حداقل 3 دقیقه و حداکثر یک روز کاری می باشد.
کدگذاری مکاتبات صادره :
|
|
|
شماره مسلسل |
کد صادره |
سال |
كد عنوان نامه |
|
|
- مدت زمان ثبت و ارسال نامه صادره درصورت صحیح و کامل بودن ، حداقل 3 دقیقه و حداکثر یک روز کاری می باشد.
نکته: علاوه بر سیستم اتوماسیون اداری شرکت، اتوماسیون شرکت مس مربوط به دو پروژه سونگون و ذوب خاتون آباد نیز فعال می باشد و دبیرخانه شرکت طبق دستورالعمل نحوه مکاتبات مربوط به این دو پروژه نسبت به ثبت نامه های وارده در سیستم اتوماسیون شرکت و همچنین ارسال نامه های صادره به گیرنده از طریق اتوماسیون شرکت مس اقدام می نماید.
جدول کد عنوان نامه جهت ثبت و بایگانی در سیستم اتوماسیون اداری شرکت:
|
کد عنوان نامه پروژه / ستاد |
عنوان |
|
ـ |
حوزه مدیریت عامل |
|
ـ |
مدیریت مالی |
|
ـ |
مدیریت اداری |
|
C13 |
کارخانه تولید قطعات …………. |
|
C14 |
پروژه احداث کارخ………. |
|
C15 |
|
|
C16 |
|
|
C17 |
|
|
C |
|
|
C19 |
|
|
C20 |
|
|
C21 |
|
|
C22 |
|
|
C23 |
|
|
C24 |
|
|
C25 |
|
|
C26 |
|
|
C27 |
|
|
C28 |
|
|
C29 |
|
|
C30 |
|
|
C31 |
|
|
262 |
|
ضمائم:
- فلوچارت نامه های صادره
- فلوچارت نامه های وارده
طرح ادعا در قراردادهای پیمانکاری سهل یا ممتنع
,نامه ,های ,شرکت ,صادره ,وارده ,نامه های , ,می باشد ,ثبت و ,عنوان نامه ,سیستم اتوماسیون اداری
درباره این سایت