دستورالعمل اجرایی مكاتبات

دستورالعمل اجرایی مكاتبات .

هدف: ایجاد یک جریان منطقی و نظام صحیح گردش مکاتبات با رعایت سلسله مراتب ، اتخاذ رویه یکنواخت و منظم برای امضاء نامه های برون سازمانی و ثبت و ارسال آنها،احکام ، دریافت و ثبت و توزیع نامه های وارده و صورت جلسه، ترنسمیتال، کامنت شیت . به منظور تسریع و تسهیل در ارتباطات سازمان.

1. 1.        دامنه شمول:

اين دستورالعمل كليه مكاتبات بين شرکت های زیر مجموعه و مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی را در بر مي گيرد و كليه واحدها مم به رعايت نكات و موارد اشاره شده در اين دستورالعمل مي باشند.

1. 2.       تعاريف:

2.1.    نامه : هر نوشته‌اي كه حاوي يك موضوع اداري بوده و به عنوان وسيله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گيرد را نامه اداري گويند.

2.2.    دورنگار و نامه الکترونیکی : نامه ای است که از فوریت ویژه‌ای برخوردار است که بدین لحاظ به وسیله دورنگار یا پست الکترونیکی برای گیرنده ارسال می‌گردد.

2.3.  هامش اداری : متنی است که در حاشیه نامه درج و یا بطور جداگانه نوشته می‌شود که موجب تعیین تکلیف و سرعت بخشیدن به امور می‌گردد.

2.4.  احکام : به کلیه احکامی اشاره دارد که مستقیما توسط مدیرعامل صادر و ابلاغ می گردد.

2.5.  ترنسمیتال: کلیه مدارک فنی که از سوی پیمانکار برای مشاور ارسال می گردد، همراه با یک فرم ارسال می گردد به نام ترنسمیتال که حکم نامه رسمی را دارد این فرم دارای شماره، تاریخ، شماره مدارک، کلاس، تعداد صفحات، هدف، ویرایش و تعداد نسخ ارسالی از هر مدرک را به عنوان حداقل اطلاعات دارا می باشد.

2.6.    کامنت شیت: در پاسخ به مدارک فنی و یا جوابیه های (Reply Sheet) که از سوی پیمانکار به مشاور ارسال شده است، که حکم نامه رسمی را دارد و نقطه نظرات مشاور در قالب فرم مشترکی با عنوان Reply sheet/ Comment Sheet به پیمانکار بازگشت داده می شود.

2.7.    صورتجلسه: متنی است که بر اساس نتایج بدست آمده در جلسات برگزار شده در خصوص پیشبرد اهداف شرکت در واحدهای مختلف تنظیم و پس از امضا در حکم نامه به دبیرخانه جهت ثبت ارسال می گردد.

1. 3.      ابعاد نامه اداري:

ابعاد استاندارد كاغذهايي كه براي نامه هاي اداري استفاده مي شوند A4 وA5  مي باشد و بايستي از اين دو سايز براي مكاتبات اداري خصوصاً مكاتباتي كه با خارج از شركت انجام مي شود استفاده شود.

1. 4.       اجزا نامه اداري :

اجزاء تشكيل دهنده مكاتبات عبارتند از:

1-4-  سرلوحه: اين قسمت شامل آرم و نام شركت ، محل درج شماره انديكاتور، محل درج تاريخ نامه و محل درج پيوست مي‌باشد كه اين قسمت در فرم‌هاي مخصوص مكاتبات اداري شركت  طراحي شده و در اختيار تمامي واحدها قرار گرفته است.

مهم: يك نامه اداري هنگامي رسميت دارد كه در دبيرخانه ثبت شده و شماره ثبت و تاريخ ثبت نامه در سرلوحه آن درج گرديده باشد.

سرلوحه :            

2-4- عنوان: عنوان نامه كه محل درج نام گيرنده، فرستنده و موضوع نامه و به ترتيب شامل بخش‌هاي زير مي‌باشد:

الف: نام شركت يا سازمان گيرنده نامه

ب: سمت فرد گيرنده نامه

ج: نام فرد گيرنده نامه

د: موضوع نامه

3-4- بدنه نامه: بدنه نامه شامل شرح نامه مي باشد كه با يك عبارت " با سلام"،" با سلام و احترام" آغاز و سپس به شرح موضوع نامه پرداخته مي شود. در نوشتن شرح نامه سه اصل سادگي، صراحت و كوتاهي كلام با رعایت تمامی قواعد نوشتاری بايستي مورد توجه قرار گرفته و از شرح بيش از يك موضوع  در نامه خودداري شود.

تبصره: با توجه به اینکه بعد از امضاء شدن نامه امکان ویرایش در سیستم اتوماسیون اداری وجود ندارد بایستی شخص اقدام کننده اصول نگارش نامه الکترونیکی را رعایت نماید تا در پرینت نامه مشکل ایجاد نگردد.

4-4- امضا نامه: زير قسمت بدنه نامه و در سمت چپ آن محلي براي امضا در نظر گرفته مي شود. در اين قسمت مي توان از عباراتي مانند " باتشكر" يا ساير عبارت‌هاي مشابه (در صورت وم) استفاده نمود. در خط زيرين آن نام و نام خانوادگي فرستنده نامه و زير آن سمت فرستنده نامه درج مي گردد.

5-4- رونوشت نامه: در صورتيكه يك نامه نياز به ارسال براي چندين نفر يا واحد را داشته باشد اين قسمت به صورت ذيل اضافه مي گردد.

تبصره: جهت درج رونوشت در نامه های ارسالی از سوی دبیرخانه، بایستی عنوان رونوشت های صادره در هامش نامه مشخص گردد.

5- ثبت مکاتبات:

1-5- کلیه نامه‌های صادره به خارج از شرکت بعد از تهیه توسط مدیران، می‌بایست به امضاء یا تایید مدیرعامل یا امضا مجازی که از طرف ایشان مشخص می گردد (تفویض اختیار) برسد. مکاتبات با خارج از شرکت در دبیرخانه مرکزی ثبت و شماره‌گذاری شده و از آن طریق ارسال می‌شود و یک نسخه از آن در سیستم دبیرخانه مرکزی بایگانی می گردد.

یک نسخه نامه‌های تهیه شده برای ارسال به گیرنده اصلی می‌باشد، نسخه دیگر که دربرگیرنده رونوشت‌های گیرندگان می‌باشد نیز به اشخاص مورد نظر ارسال می گردد.

نامه‌های الکترونیکی بعد از طی مراحل تهیه و تایید ذکر شده بالا این نامه‌ها از طریق پست الکترونیکی رسمی شرکتtechinfo@canymes.ir )  ) به اشخاص حقیقی یا حقوقی مورد نظر ارسال می‌گردد.

2-5- کلیه مکاتباتی که از خارج شرکت دریافت می‌شوند می بایست ابتدا در دبیرخانه مرکزی ثبت گردد. دبیرخانه مرکزی مم به ارسال نامه‌ها به همراه سوابق مربوطه به دفتر مدیرعامل یا واحدهای ذیربط می باشد.

تبصره: در صورتیکه نامه های وارده رسمی بدون اطلاع دبیرخانه مستقیما به پرسنل شرکت ارسال گردد می بایست شخص گیرنده نامه مورد نظر را جهت ثبت و طی مراحل اداری به دبیرخانه تحویل نماید در غیر اینصورت مسئولیت به عهده شخص گیرنده می باشد.

6-    پاسخگویی به مکاتبات:

1-6- زمان پیگیری، تهیه و ارسال مکاتبات شرکت با توجه به نوع آنها به شرح زیر می‌باشد:

نامه‌های عادی حداکثر در مدت 72 ساعت

نامه‌های فوری حداکثر در مدت 24 ساعت

نامه‌های آنی و خیلی فوری حداکثر در 3 ساعت

تبصره: در موارد خاص مهلت پاسخگویی به نامه‌ها، حسب دستور مدیرعامل ملاک عمل خواهد بود. چنانچه نامه‌های مزبور به دلیل نیاز به بررسی کارشناسی، هماهنگی و برگزاری جلسه، اخذ اطلاعات از خارج شرکت و یا دلایل دیگر، برای تهیه پاسخ نیاز به زمان بیشتری داشته باشد باید علت تاخیر کتبا به استحضار مدیرعامل رسانده شود.

2-6- مدیریت دریافت کننده اصل نامه های وارده، مسئول و مجاز به تهیه پاسخ نهایی می‌باشد و سایر مدیریت‌ها که رونوشت نامه به آنها ارجاع شده نیز می توانند گزارش خود را به مدیریت دریافت کننده‌ی اصل نامه و یا سایر بخش‌های مرتبط ارائه نمایند و از ارسال پاسخ نهایی به مرجع و مبدا اصلی نامه خودداری نمایند.

3-6- آن دسته از نامه‌ها و مکاتبات که برای شرکت و بخش‌های مختلف تعهد مالی ایجاد می‌نماید می‌بایست با هماهنگی مدیرمالی و در نهایت با تایید و امضاء مدیرعامل تنظیم و صادر گردد.

4-6- براي نامه‌هايي كه بين واحدهاي مختلف شركت رد و بدل مي شوند يك نامه براي گيرنده نامه و سپس به ساير رونوشت گيرندگان به ترتيب ارسال مي‌گردد. در پايان نيز مي‌توان از عباراتي نظير "جهت استحضار" "جهت استحضار و اقدام لازم" و يا ساير عبارات مشابه استفاده نمود.

7-    نامه محرمانه:

1-7- تشخیص مصادیق مکاتبات و نامه‌های اداری محرمانه حسب حدود بر عهده مدیرعامل خواهد بود.

2-7- هنگام تهیه نامه‌های محرمانه یا پاسخ به آنها از مرحله تهیه پیش نویس تا هنگام بایگانی و ثبت و صدور باید بندهای زیر مورد توجه قرار گیرد:

3-7- کلیه پیش‌نویس‌ها، نسخ ناقص یا اضافی که برای تهیه اسناد طبقه‌بندی شده بکار رفته است در حکم اسناد دارای اهمیت بوده و در مواردی که احتیاج به آنها نباشد باید نسبت به از بین بردن انها اقدام نمود.

4-7- محرمانه بودن نامه در صدر و ذیل آن و اگر نامه در چند صفحه تهیه شده باشد در صدر و ذیل همه صفحات درج گردد.

5-7- افرادی حق مطالعه و اقدام در مورد اسناد محرمانه را دارند که حسب دستور مدیر عامل اولا مجاز بوده، ثانیا وظیفه و مسئولیت کاری آنها ایجاب نماید. عنوان، رتبه و شغل اشخاص نمی‌تواند ایجاد حقی برای ملاحظه اسناد طبقه‌بندی شده نماید.

6-7- کارکنان تنها با اجازه مکتوب مدیرعامل مجاز به خروج اسناد محرمانه شرکت می‌باشند.

7-7- عرضه کردن اسناد محرمانه چه بصورت کتبی یا شفاهی و یا هر روش دیگر خلاف بوده و مسئولیت امر متوجه فرد یا افرادی می‌باشد که در این رابطه اهمال نموده‌اند.

8-    مسئولیت‌ها:

1-8- مسئولیت انجام عملیات مربوط به ثبت و صدور کلیه نامه‌ها و مکاتبات صادره و وارده شرکت به عهده دبیرخانه مرکزی خواهد بود.

2-8- مسئولیت صحت مندرجات نامه بر عهده پاراف کننده و امضاء کننده نامه خواهد بود.

3-8- مسئولیت نظارت بر حسن انجام این دستورالعمل بر عهده مدیریت منابع انسانی است.

9-      

*مکاتبات خارج شرکت اعم از سازمان‌ها، ارگان‌ها، وزارتخانه‌ها با امضاء مدیرعامل یا امضاء مجازی که از طرف مدیرعامل شرکت معرفی می‌گردد، مجاز می باشد. کلیه مکاتباتی در این خصوص انجام می پذیرد توسط دبیرخانه ثبت و بایگانی خواهد شد.

10- علاوه بر سیستم اتوماسیون اداری شرکت، اتوماسیون شرکت مس مربوط به دو پروژه سونگون و ذوب خاتون آباد نیز فعال می باشد و دبیرخانه شرکت طبق دستورالعمل نحوه مکاتبات مربوط به این دو پروژه نسبت به ثبت نامه های وارده در سیستم اتوماسیون شرکت و همچنین ارسال نامه های صادره به گیرنده از طریق اتوماسیون شرکت مس اقدام می نماید.

جدول کد عنوان نامه جهت ثبت و بایگانی در سیستم اتوماسیون اداری شرکت:

این دستورالعمل در 10 ماده و 28 بند در تاریخ 03/11/1394 تنظیم و توسط مدیرعامل محترم شرکت خدمات فنی و.تصویب گردیده است.                                                                              

1-     فلوچارت نامه های صادره

2-     فلوچارت نامه های وارده

3-     لیست امضاهای مجاز برون سازمانی

طرح ادعا در قراردادهای پیمانکاری سهل یا ممتنع

دستور العمل برقراری مزایای پست ( سرپرستی و شرایط کار)

تطبیق وضع با طرح :